CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

LINEAMIENTOS PARA ADELANTAR LOS PROCESOS DISCIPLINARIOS DE LA E.S.E. HUS APLICANDO LAS TECNOLOGÍASDE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES

Que la Empresa Social del Estado Hospital Universitario de Santander, entidad descentralizada del orden Departamental, adscrita a la Secretaría de Salud de Santander, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa; consciente de la declaratoria de emergencia sanitaria declarada por el Gobierno Nacional a través de Resolución 385 del 12 de marzo de 2020 del Ministerio de Salud y Protección Social y posteriormente del estado de emergencia social, económica y ecológica señalado a través del decreto 417 del 17 de marzo de 2020; dispuso adoptar e implementar medidas administrativas con el fin de enfrentar esta situación.

Es así, que conociendo la E.S.E. HUS que la declaratoria de emergencia social, económica y ecológica adoptada, obedece a la pandemia declarara por la Organización Mundial de la Salud (OMS) el 11 de marzo de 2020 a causa del brote de la enfermedad producto del Covid-19, y con la que el Gobierno Nacional busca mitigar la propagación del virus; el Gerente de la Empresa Social del Estado Hospital Universitario expidió la Resolución No. 207 de marzo 24 de 2020, donde resuelve adoptar a partir del 24 de marzo de 2020 hasta el 13 de abril de 2020 el trabajo virtual en casa para funcionarios públicos y colaboradores del área administrativa y de apoyo, utilizando medios virtuales disponibles para mantener el funcionamiento administrativo y operacional de la ESE HUS, así como establecer nuevo horario laboral. Medida que continuo implementándose por la ESE HUS con Resolución 231 del 13 de abril de 2020, cuyos efectos van hasta el 27 de abril de 2020; con Resolución No 247 del 24 de abril de 2020, con efectos hasta el 11 de mayo de 2020; con Resolución No 254 del 11 de mayo de 2020, con efectos al 25 de mayo de 2020; Resolución 270 de mayo 22 de 2020, que va hasta el 31 de mayo de 2020 y finalmente la resolución No 273 del 24 de mayo que extiende la implementación del trabajo en casa y el nuevo horario laboral fijado, desde el 1 de junio de 2020 hasta tanto se declare superado el estado de emergencia sanitaria decretado por el Gobierno Nacional.

Que consecuentemente con lo anterior, la Profesional Universitario de la Control Interno Disciplinario de la ESE HUS, con el fin de coadyuvar a minimizar los riesgos de contraer la enfermedad producto del Virus Covid-19 y de garantizar los derechos de los sujetos que intervienen en la actuación disciplinaria, dispuso mediante auto del 24 de marzo de 2020, la suspensión de términos de las actuaciones disciplinarias a cargo de la Oficina de Control Interno Disciplinario, medida que se prorrogo mediante autos hasta el 01 de agosto de 2020.

Ahora bien, que la autoridad disciplinaria de le E.S.E. HUS amparada en el Decreto Legislativo No. 491 del 28 de marzo de 2020, que tiene por objeto “que las autoridades cumplan con la finalidad de proteger y garantizar los derechos y libertades de las personas, la primacía de los intereses generales, la sujeción de las autoridades a la Constitución y demás preceptos del ordenamiento jurídico, el cumplimiento de los fines y principios estatales, el funcionamiento eficiente y democrático de la administración y la observancia de los deberes del Estado y de los particulares”, y que impulsa la modalidad de trabajo en casa, el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones, y fija algunos parámetros en lo que respecta a la notificación y comunicación de los actos administrativos y la suspensión de términos en las actuaciones; dispuso levantar a partir del 1 de agosto de 2020 la suspensión de los términos procesales decretada desde el 24 de marzo de 2020 en todas las actuaciones disciplinarias que cursaban en la E.S.E. HUS, y continuar con el trámite de los procesos disciplinarios, haciendo uso de las tecnologías de la información y comunicaciones.

Así mismo, la profesional Universitario de control Interno Disciplinario de la ESE HUS, toma como referente para adelantar esta medida, la Resolución No. 216 del 25 de mayo de 2020, de la Procuraduría General de la Nación, donde la máxima autoridad en materia disciplinaria del país, estableció una serie de criterios para aplicar las tecnologías de la información y las comunicaciones al trámite de los procesos disciplinarios adelantados por dicho ente de control.

Lo que también impulso el Ministerio de Justicia y del Derecho al expedir el Decreto 806 del 4 de junio de 2020 “Por el cual se adoptan medidas para implementar las tecnologías de la información y las comunicaciones en las actuaciones judiciales, agilizar los procesos judiciales y flexibilizar la atención a los usuarios del servicio de justicia, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica”.

Ahora bien, que habiéndose levantado la suspensión de términos de las actuaciones disciplinarias adelantadas contra servidores públicos de la E.S.E. HUS, es clara y perentoria la necesidad de atender las directrices y recomendaciones señaladas por el Gobierno Nacional y de la Gerencia de la E.S.E. HUS para garantizar el bienestar de todas las personas que intervienen en el trámite procesal.

Es por ello, que la Oficina de Control Interno Disciplinario de la E.S.E. HUS a través de su profesional Universitario, se permite establecer parámetros y directrices en la que se condensa todo lo concerniente a la continuidad del trámite procesal de cada actuación disciplinaria; donde se busca, no solo seguir con el impulso normal de los procesos disciplinarios adelantados por la E.S.E. HUS, sino también preservar por un lado la salud nuestra y de los demás ciudadanos y por la otra garantizar los derechos de los sujetos procesales de la actuación disciplinaria.

En este orden de ideas la Oficina de Control Interno Disciplinario a través de su profesional universitario, dispone lo siguiente:

1. ATENCIÓN AL PÚBLICO

   • La Oficina de Control Interno Disciplinario de la E.S.E. HUS estará disponible para todos sus usuarios e interesados a través del correo electrónico institucional disciplinario@hus.gov.co o a través del PBX 6910030 extensión 390, de lunes a viernes, donde se podrán contactar con la profesional universitario de la oficina dra. dora patricia pico Flórez en los horarios de 7:30 am a 12:00 m y 1:30 pm a 4:00 pm.

   • RECEPCIÓN DE QUEJAS Y RADICACIÓN DE DOCUMENTOS

   Para radicar correspondencia en medio físico, estará disponible la ventanilla única de la E.S.E. HUS ubicada en la Carrera 33 No 28 – 82 Primer piso, de lunes a viernes en los horarios 7:30 am a 12:00 m y de 1:30 pm a 4:00 pm.

   • RECEPCIÓN DE MEMORIALES, COMUNICACIONES, SOLICITUDES, APORTE DE PRUEBAS Y RECURSOS DE LOS SUJETOS PROCESALES E INTERVINIENTES.
     Los memoriales y las comunicaciones podrán ser remitidos al correo electrónico disciplinario@hus.gov.co dentro de los días y horarios de atención institucionales, atendiendo los términos señalados en la ley disciplinaria. En los documentos se deberá indicar el radicado del proceso, el nombre de sujeto disciplinable o de quien suscribe el documento. Estos documentos deberán ser enviados en formato PDF.

     En caso de que no se desee hacer uso de estas herramientas y se prefiera la presentación en físico, estará disponible la ventanilla única de la Empresa Social del Estado Hospital Universitario de Santander, ubicada en la Carrera 33 No 28 – 82. Primer piso, de lunes a viernes en los horarios 7:30 am a 12:00 m y de 1:30 pm a 4:00 pm.

     Cuando se trate de poderes en favor de defensores de confianza, se podrán conferir mediante mensaje de datos, sin firma manuscrita o digital. Estos se presumirán auténticos y no requerirán de ninguna presentación personal ni reconocimiento por escrito del despacho.

     En el cuerpo del mismo deberán indicarse los correos electrónicos del poderdante y del apoderado, entendiéndose que con la simple radicación, autorizan que les sean enviadas,

     Comunicadas y/o notificadas las decisiones adoptadas por esta dependencia, a través de este medio.

     Los sujetos procesales podrán aportar las pruebas que estimen conducentes y pertinentes, enviándolas al correo o email disciplinario@hus.gov.co. También podrán allegarlas de manera física remitirlas de manera física a la ventanilla única de correspondencia de la Empresa Social del Estado Hospital Universitario de Santander, ubicada en la Carrera 33 No 28 – 82. de lunes a viernes en los horarios 7:30 am a 12:00 m y de 1:30 pm a 4:00 pm.

     A partir del levantamiento de la suspensión de términos, las pruebas documentales que no sean allegadas o aportadas por los investigados y sus apoderados al expediente, serán escaneadas y enviadas en formato PDF a la dirección de Correo electrónico indicada por los sujetos procesales, en aras de garantizar su derecho de defensa y contradicción.

2. PQRFS

   Peticiones, quejas, reclamos, felicitaciones y sugerencias podrán ser radicados mediante el link https://hus.gov.co/pqrfs/,También podrá radicar la queja, petición o demás al correo electrónico disciplinario@hus.gov.co, donde la Profesional Universitario de la Oficina Disciplinaria estudiara la misma y dispondrá el tramite a cursarse, el cual se le informara al correo electrónico suministrado por el interesado en su escrito.

3. EL ACCESO A LOS EXPEDIENTES:

   Los sujetos procesales podrán acceder al expediente disciplinario, para ello deberán realizar la solicitud al correo institucional disciplinario@hus.gov.co, donde deberá indicar nombre completo, calidad en la que actúa (investigado o apoderado) y el número de radicado del expediente. Y el correo electrónico donde desean ser notificados del contenido de la información solicitada, el cual se entenderá, concierne al correo electrónico aportado a las diligencias disciplinarias.

   Una vez radicada la solicitud, la profesional Universitario de la Oficina de Control Interno Disciplinario, estudiará la solicitud, y procederá a enviar escaneada las piezas procesales solicitadas.

   El quejoso podrá tener acceso al expediente cuando se profiera auto de archivo, para ello previamente deberá ser comunicado de la decisión de archivo y manifestar que es su deseo apelar la decisión y el correo donde desea recibir copia de la decisión en PDF.

4. NOTIFICACIONES Y COMUNICACIONES DE LAS DECISIONES ADOPTADAS EN LOS PROCESOS DISCIPLINARIOS
   

   De acuerdo a lo señalado en el artículo 4º del Decreto Legislativo No. 491 del 28 de marzo de 2020 expedido por el Ministerio de Justicia y del Derecho, la notificación o comunicación de las distintas decisiones se hará por medios electrónicos a la dirección de correo electrónico informada a este despacho. Por tanto, los sujetos procesales deberán comunicar a esta oficina la dirección de correo donde desean recibir las notificaciones y comunicaciones. Se entiende que los sujetos procesales que hayan aportado su dirección de correo electrónico ante este despacho ya cumplieron con este deber.

   Consecuentemente con lo anterior la Oficina de Control Interno Disciplinario de la E.S.E. HUS, remitirá desde el correo electrónico disciplinario@hus.gov.co, para su conocimiento y fines pertinentes a los sujetos procesales, las comunicaciones y/o notificación a la dirección de correo electrónico aportada y reportada en el expediente, con el fin que el sujeto procesal esté al tanto de la evolución de la actuación.

   Se entenderá comunicada o notificada una decisión una vez se surta el envío del correo adjuntando la providencia. De esto se dejará constancia en el expediente.

   Las notificaciones que deban surtirse por estado o por edicto se publicarán en la página institucional de la E.S.E. HUS https://hus.gov.co/control-diciplinario/notificaciones-disciplinarias/ con copia al correo electrónico conocido del sujeto disciplinable.

5. PRACTICA DE AUDIENCIAS, PRUEBAS TESTIMONIALES Y DILIGENCIAS DE VERSIÓN LIBRE

   La práctica de audiencias y recepción de las pruebas testimoniales se llevará a cabo de manera virtual, a través de la plataforma Google Meet., para ello previamente se deberá enviar correo electrónico a los sujetos disciplinables y demás intervinientes en la audiencia, informando la fecha y hora de la diligencia, y como se desarrollará la misma.

   El día de la audiencia los intervinientes en la misma, deberán conectarse con 10 minutos de antelación al inicio de la misma a efectos de hacer una prueba de rigor que permita establecer la conexión de cada uno de los intervinientes en la audiencia. Para llevar a feliz término la misma, se deberá contar con una conexión de red adecuada y hacer uso de implementos como cámara, micrófono o audífonos.

   En caso de que alguno de los intervinientes en la diligencia no tenga la posibilidad de acudir a la misma de manera virtual, o presente inconvenientes técnicos o de conexión, deberá informarlo a este Despacho a través del correo electrónico disciplinario@hus.gov.co con una antelación de 72 horas a efectos de adoptar medidas que permitan adelantar la audiencia.

   Los sujetos procesales y demás intervinientes en la audiencia deberán identificarse con nombre completo, numero de cedula, tarjeta profesional y la calidad en la que interviene, para ello deberán poner a la vista su documento de identificación y tarjeta profesional, la cual acercara a la cámara a efectos de acreditar la autenticidad de los mismos. La profesional Universitario de la Control Interno Disciplinario presidirá la audiencia y establecerá la metodología que se utilizará en el desarrollo de la audiencia.

   En las declaraciones de los testigos, además de los juramentos de ley, deberá responder bajo la gravedad de juramento en qué sitio se encuentra accediendo a la audiencia virtual, en compañía de quién, que persona le está dando el apoyo técnico, si alguna de las personas que están con él es parte o tiene interés en el proceso y además, se le prevendrá para que, en lo posible, se encuentre aislado de cualquier compañía al momento de su declaración, en aras de garantizar la reserva de la actuación disciplinaria y los derechos de los sujetos disciplinables.

   Una vez culminada la diligencia la Profesional Universitario de Control Interno Disciplinario de la E.S.E. HUS, levantara acta donde se consignó literalmente la diligencia, esta será firma por los intervinientes, ya sea a través de la firma digital, cuando esta no aplique, se enviará copia del documento a los intervinientes para que digitalicen o escaneen su firma según los medios de los que dispongan.

   Solamente cuando sea materialmente imposible realizar la práctica de la audiencia o diligencia en la modalidad no presencial, estas se podrán llevar a cabo en las instalaciones de la Oficina de Control Interno Disciplinario, debiendo los sujetos procesales e intervinientes cumplir con los requerimientos sobre las medidas de bioseguridad recomendadas para el ingreso a las instalaciones de la E.S.E. HUS, esto se hará siempre y cuando el interviniente o intervinientes en la audiencia manifiesten su deseo y posibilidad de acudir a las Instalaciones de la E.S.E. HUS.

   El investigado podrá ejercer su derecho de rendir versión libre, por escrito si así lo desea, allegando la misma a través de la ventanilla única de la Empresa Social del Estado Hospital Universitario de Santander, ubicada en la Carrera 33 No 28 – 82 o al correo electrónico disciplinario@hus.gov.co.

   Los sujetos disciplinables y sus apoderados tendrán derecho a solicitar copia de la grabación de la audiencia o diligencia y del acta de la misma, la que le será enviada al correo electrónico registrado en el expediente.

   En cuanto a las visitas especiales ordenas en los diferentes procesos podrán llevarse a cabo en la modalidad no presencial utilizando las herramientas tecnológicas, para ello se deberá comunicar previamente a quienes van atender la diligencia, la fecha y hora y el canal de gestión. Los documentos se remitirán en medio físico aplicando las medidas de bioseguridad necesarias implementados por la ESE HUS en el término de la distancia.

   Aquellas visitas especiales que puedan lograrse efectuar de manera presencial, se hará previa verificación de la Profesional de Control Interno Disciplinario de que esta se hará con los mecanismos necesarios implementados por la ESE HUS, con el debido distanciamiento de 2 metros entre los intervinientes y las medidas de bioseguridad establecidos.

PARA LOGRAR IMPULSAR EL TRÁMITE DE LOS PROCESOS DISCIPLINARIOS DE LA E.S.E. HUS, TANTO LOS SUJETOS PROCESALES COMO AL OPERADOR DISCIPLINARIO LE ASISTIRAN ALGUNOS DEBERES, TALES COMO:

DEBERES DE LOS SUJETOS PROCESALES

• Informar la dirección de correo electrónico en el que recibirá las notificadas y comunicadas. En caso de cualquier cambio de email, deberá suministrar la nueva dirección electrónica de lo contrario se entenderán como válidas las enviadas al correo conocido por el despacho.

• Informar una línea telefónica (fija o celular) en la cual pueda ser localizado.

• Remitir las solicitudes, memoriales, pruebas documentales y recursos, al correo electrónico institucional disciplinario@hus.gov.co desde la cuenta de correo electrónico informada a este despacho, o si lo desea radicarlas a través de la ventanilla única en medio físico. Estos documentos deberán contener Número de expediente, nombre e identificación de quien lo suscribe y el nombre del sujeto disciplinable y el tipo de documento que se adjunta y a lo que se refiere

• Procurar el uso de medios electrónicos por sobre los físicos.

• Guardar en todo momento el deber de reserva de las actuaciones disciplinarias

DEBERES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

• Surtir las notificaciones y comunicaciones de los autos y demás decisiones al correo electrónico suministrado por los sujetos procesales en la forma descrita en estos li

• Remitir en formato PDF y al correo electrónico aportado por los sujetos procesales, las pruebas que se alleguen al proceso, así como las decisiones que profiera el Despacho.

• Facilitar y permitir la presencia y la intervención de los sujetos procesales dentro de las diligencias programadas, las cuales deberán ser previamente informadas.

• Realizar la grabación de las diligencias en medios de audio y/o audiovisual, a efectos de contar con copia de la misma en el expediente.

• Levantar el acta de la diligencia respectiva, en la que se exprese la identificación del proceso, la fecha en que dicha diligencia fue llevada a cabo, la relación de los sujetos que en ella participaron y un breve resumen de la actuación adelantada. Este documento será suscrito por los intervinientes, ya sea a través de firma digital o escaneada

• Verificar que se cumplan los lineamientos establecidos para el desarrollo de las audiencias.

DEBERES DE LOS TESTIGOS

• Atender las citaciones dispuestas para rendir la declaración juramentada para la que fue requerido.
• Seguir los lineamientos y directrices impartidas para el desarrollo de las diligencias.
• Guardar en todo momento el deber de reserva de las actuaciones disciplinarias.